株式会社スマイルクリエーション様 導入事例

訪問鍼灸マッサージのスタッフが4名を超えたあたりから、業務省力化による稼働率の向上を目的としてレセプトソフトの導入を検討し始めました。初めはインターネットで「訪問鍼灸マッサージ　レセプトソフト」で検索をし、気になる5社に問い合わせをした記憶があります。イニシャルコストが大きく掛かるが高性能なもの、レセコンを使用する場合はレセプトチェックも含まれ数％の手数料が掛かるもの、安価ではあるが魅力的な機能ではないものなど、スイッチングコストを掛けてまでレセプトソフトを導入するに至る出会いがありませんでした。
それから2年程経ち、所長の綱島から“アプリを活用したレセプトソフト”を見つけたという報告をもらいました。早速ホームページを確認すると、まだ作り立てのようなホームページに、GPSを活用したチェックイン機能やレセプトの自動計算機能、スケジュール作成機能など、魅力的な機能と導入の手軽さを感じさせるSpotlogと出逢いました。

費用対効果の高い価格設定とGPSのチェックイン機能、そして何よりも事業運営に係る帳票類も作成できる点が決め手となり即決しました。アプリという点も、導入の手軽さや使い勝手の良さが非常に魅力的であり、実際に使用してみるとスマホやタブレット1台でレセプトや帳票類の作成業務を完結させることができました。

まず、新しい仕組みを導入することでどのようなメリットがあるのかについて、社員へ導入前と導入後のイメージを念入りに共有しました。新しいことを始めるのはワクワク感もありますが、どうしても不安が先行してしまうため、その不安をできるだけ取り除くことからスタートするように意識しました。

実務面では一番時間がかかると思われていた患者様情報のデータ移行について、エクセルで簡単なデータベースを作成しただけでspotlogへインポートしてくださったため、データ移行はスムーズに行えました。
spotlogへの移行については、現行の仕組みとspotlogの活用を同時並行的に行う導入準備期間として概ね3か月間と設定しました。この3か月間は既存の仕組みに加えてspotlogの運用もするため、業務量は一時的に増えましたが、確実なspotlogの運用を現場レベルで実践するためには必要な期間だったと思います。GPAチェックイン機能やレセプトのアウトプットなど、不明点は随時メールにて相談させてもらっていたため、導入時の大きなトラブルはありませんでした。

spotlogのアプリを活用したチェックインからレセプト出力までの流れはアプリでほぼ完結できるため、全社員に自分たちで管理してもらっています。spotlogチームで活用できる管理ツールについては、所長と所長代理の責任者が使用できるようにしています。

やはり煩雑だった業務が簡略化されたという声が一番多いです。特にGPSチェックイン機能は距離計算のミスがなくなるため重宝しています。保険請求をする事業所として、一つのミスも許されないため、レセプト作成の際はいつも緊張感のある事務所の雰囲気でしたが、spotlogからアウトプットしたレセプトは信頼性の高い状態ですので、日報などとの照らし合わせでレセプトチェックが済むようになり作業量も半分以下になりました。

エクセルやワードで管理していた時は、一度事務所に戻ってからでないと作業ができなかったのですが、spotlogを活用するようになり、移動時間に簡単な入力を済ませることができるようになったという声もありました。隙間時間を活用できるようになり、帰社後の事務作業が大幅に減り、ジムに行く回数が増えたと喜んでいる社員もいました。

事務作業の簡略化及び隙間時間の有効活用により一人当たりの労働生産性が確実に上がりました。まだ導入して間もないので運用上でムリ・ムダ・ムラがあると思いますので、適切なオペレーションに乗せられたら最低でも5％は労働生産性を上げられると感じています。

導入前と比べて1日の勤務時間に余裕が生まれたように感じています。その捻出できた時間に新規患者様を受けることもできますし、営業の時間に割くこともできる。治療家として技術や知識の向上に時間を割くこともできる。そんなポジティブな変化を事業所で感じています。

まずはspotlogを使いこなすところを直近の目標にしたいと思っています。様々な機能があり、活かし方はそれぞれだと思いますのでリプラスとしてお客様のために最大限の活用できればと考えています。

spotlogがこれからどういう進化をしていくのかによって、僕らがどう活用できるかが決まってくると思っていますので、全ては開発責任者の酒井さんにかかっているといっても過言ではありません（笑）

使い古された言葉に聞こえてしまうかもしれませんが、すべての訪問鍼灸マッサージ師さんにお勧めできると考えています。個人開業されていらっしゃる先生方はまず無料導入の範囲でも十分に業務の省力化を図れると思いますので是非お試しで活用してみてください。私たちのような施術師が複数名いらっしゃる事業所の場合は、現状のオペレーションによって大幅な業務改善に繋がる可能性があります。